Nachunternehmer verwalten leicht gemacht

WARP richtet sich an Generalunternehmer und Auftraggeber im Baugewerbe sowie an Betreiber kritischer Infrastruktur. Typischerweise geht es darum, viele Nachunternehmer und wechselndes Personal auf mehreren Baustellen zu verwalten. WARP wird also überall dort eingesetzt, wo sich die Nachweislage nicht mehr mit Listen und E-Mails beherrschen lässt. Zu unseren Rahmenvertragskunden zählen führende Unternehmen der Baubranche und der kritischen Infrastruktur.

Alle Nachweise, Freigaben und Kontrollen sind in WARP zentral und lückenlos dokumentiert. Bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls sind Sie auf Knopfdruck auskunftsfähig – inklusive Berichtswesen als PDF oder Excel für Lohn-, Arbeitszeit- und Geschäftsunterlagen. So lässt sich für die gesamte Bauzeit belegen, wer wann mit welchen gültigen Nachweisen auf der Baustelle war.

Ja – in mehreren Stufen. Bereits beim Upload prüft WARP automatisch, ob das Dokument dem erwarteten Nachweistyp entspricht, etwa ob eine qualifizierte oder eine nicht qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung vorliegt. Falsche Dokumente werden so sofort erkannt: Der Nachunternehmer kann direkt nachbessern, ohne dass Ihr Team eingreifen muss – es entstehen keine Lücken. Ebenfalls automatisch wird die Gültigkeitsdauer aus dem Dokument ausgelesen oder berechnet. Die inhaltliche Prüfung übernimmt anschließend Ihr Auditor, unterstützt von der DEXEVO Compliance AI (CAI): Sie extrahiert die relevanten Angaben strukturiert aus dem Dokument, etwa die Zahl der zur Sozialversicherung gemeldeten Personen. Die finale Freigabe trifft immer ein Mitarbeitender Ihres Unternehmens.

Ja – denn für Nachunternehmer ist die Verwaltung der eigenen Firma und des Personals besonders intuitiv und einfach gestaltet. Die Nutzung von WARP ist für sie zudem kostenfrei. Nach dem Login sehen Ihre Nachunternehmer ein übersichtliches Dashboard mit allen offenen Aufgaben – sie wissen also sofort, welche Nachweise noch einzureichen sind. Die Oberfläche steht dabei in 25 Sprachen zur Verfügung – darunter Polnisch, Rumänisch, Bulgarisch, Türkisch und Ukrainisch. Bei Fragen zur Bearbeitung steht ihnen unser Wiki zur Verfügung: Alle Arbeitsschritte sind dort in bebilderten, leicht verständlichen Anleitungen dokumentiert. So entsteht der Aufwand dort, wo die Unterlagen ohnehin vorliegen – und Sie erhalten den Nachweis, den Sie im Haftungsfall benötigen. Zieht eine Firma im Einzelfall dennoch nicht mit, kann Ihr Team ersatzweise in die Rolle des Nachunternehmers wechseln und die Unterlagen selbst pflegen.

WARP ist eine webbasierte Cloud-Lösung – ohne lokale Installation, Sie benötigen lediglich einen Browser. Die Einrichtung mit Ihrem individuellen Nachweisumfang dauert in der Regel drei bis fünf Werktage, danach sind Sie produktiv. Für den Start ist kein IT-Projekt erforderlich; die Anbindung an Ihr ERP über die offene REST-Schnittstelle kann später folgen. Üblicherweise beginnen wir mit einer zeitlich begrenzten Pilotphase, in der Sie beliebig viele Projekte und Nachunternehmer verwalten können – denn die Vorteile zeigen sich erst im Zusammenspiel mehrerer Baustellen und Nachunternehmer. Bei Einführung und Betrieb begleitet Sie das DEXEVO-Team mit Best Practices aus über 1.350 Projekten.

Ja. WARP wird ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben – jeder Kunde erhält dabei seinen eigenen Server. Mit jedem Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), in dem die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Serverstandorte spezifiziert sind. Über ein umfangreiches Rollen- und Rechtekonzept gilt konsequent das Need-to-know-Prinzip: Nachunternehmer sehen ausschließlich die Daten des eigenen Unternehmens, und auch auf Auftraggeberseite haben nur die Mitarbeitenden Einsicht, die mit dem jeweiligen Projekt betraut sind. Gerade in Organisationen mit vielen Projekten greifen so nur ausgewählte Personen auf personenbezogene Daten der Nachunternehmer-Mitarbeitenden zu – ein zentraler Baustein der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Darüber hinaus legen Sie selbst fest, welche personenbezogenen Daten überhaupt erhoben werden – so wird nur erfasst, was für Ihre Nachweispflichten tatsächlich erforderlich ist (Datenminimierung nach Art. 5 DSGVO).

WARP verfügt über ein umfangreiches Löschkonzept: Sie definieren Löschklassen und Aufbewahrungsfristen, nach denen Nachweise automatisch gelöscht werden, sobald kein Haftungsrisiko mehr besteht. So bewahren Sie Dokumente genau so lange auf, wie Sie sie tatsächlich benötigen – und vermeiden zugleich Verstöße durch zu lange Speicherung personenbezogener Daten.

WARP wird pro Projekt abgerechnet – nicht pro Nutzer. Wie viele Kolleginnen und Kollegen mit der Plattform arbeiten, wirkt sich also nicht auf den Preis aus. Maßgeblich sind der Zuschnitt Ihres Projekts, die eingesetzten Module und die Laufzeit: Sie zahlen ausschließlich für die Funktionen, die Sie tatsächlich nutzen, und nur so lange Sie sie nutzen – in der Regel für die Dauer des Projekts. Hinzu kommt ein einmaliger Einrichtungsaufwand für die plattformweite Umsetzung Ihrer individuellen Konfiguration. Für Ihre Nachunternehmer ist die Nutzung kostenfrei. Ein individuelles Angebot erstellen wir nach einem kurzen Gespräch.

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